Maanantaiaamut ovat viikon huonoin ajankohta pitää palavereja. Silti useimmat viikkopalaverit pidetään yhdeksältä maanantaiaamuna. Miksi? Totta puhuen maanantaiaamuna pidetystä kokouksesta jää harvoin mitään käteen, mutta niin – voihan siellä ainakin olla kivaa. Oletko pohtinut, mikä on viikon paras hetki pitää kokous?
Alkuviikko on usein siirtymä viikonlopusta tavalliseen arkeen. Jotkut saattavat pidentää viikonloppua ja ottavat maanantain vapaaksi. Toiset, jotka tulevat toimistolle normaalisti ovat todennäköisesti saaneet kymmenittäin lukemattomia sähköposteja, jotka odottavat vastausta. Saatat tuntea olosi levolliseksi ja energiseksi muutaman kotona vietetyn päivän jälkeen, joten maanantai onkin hyvä aika olla tehokas ja käsitellä omia tehtäviä sekä asettaa suunta loppuviikolle. Kokouksessa istuminen luultavasti alentaa energiatasojasi, mikä puolestaan tekee sinusta laiskemman.
Toinen huono aika palaverille on kolmen-neljän nurkilla loppuviikosta. Tähän aikaan ihmiset näkevät jo silmissään puutarhan grillissä tirisevät herkut tai miettivät sukukokouksen tarjoilua. Lounasajan jälkeen monet ovat jo toinen jalka ulkona toimisto-ovesta, ainakin henkisesti. Perjantai on yleensä hyvä aika rennommille tiimitilaisuuksille, jätä kuitenkin strateginen päätöksenteko toiseen kertaan.
Miksi maanantait ja perjantait eivät ole paras hetki pitää kokous?
Loppuviikon väsymys
Perjantait eivät ole hyviä kokouspäiviä. Osallistujat ovat jo valmiiksi väsyneitä pitkästä ja tiukasta työviikosta. Kuvittele joutuvasi osallistumaan tärkeään päätöksentekoprosessiin tällaisessa tilanteessa. Se vaatii paljon energiaa, joka on jo valmiiksi vähissä. Miten selviytyisit itse? Antaisitko kaikkesi vai nuokkuisitko väkisin?
Väsyneenä otat vähemmän osaa kokouksen kulkuun
”Siitä mistä aita on matalin.” Kun ihmiset ovat väsyneitä, he haluavat saada asiat pois päiväjärjestyksestä mahdollisimman nopeasti. He ovat silloin herkästi myötämielisiä, mikä voi tuntua kivalta. Älä kuitenkaan lankea ansaan: se on heidän keinonsa päästä ulos kokoushuoneesta mahdollisimman nopeasti! Näin ollen maanantait ja perjantait eivät ole parhaita päiviä kokouksille, sillä osallistujasi eivät luultavasti ota osaa kokouksen kulkuun täysillä.
Tarvitset enemmän aikaa asioiden käsittelyyn
Tiedon käsittely on hitaampaa. Ja se onkin aikaa vievä seikka. Varsinkin viikonlopun jälkeen useimmat meistä tarvitsevat hieman aikaa asettuakseen takaisin työskentelymoodiin.
Mikä on paras aika kokouksille?
Maanantain ja perjantain ollessa huono hetki kokoukselle, tutkimusten tulokset viittaavat, että paras aika palaverille on puoli kolmen tai kolmen aikaan tiistai-iltapäivänä.
Toiset hyvät kokouspäivät ovat tietenkin keskiviikko ja torstai. Jos kuitenkin odotat kollegoiltasi tuloksia saman viikon aikana kokouksen jälkeen, on ehkä parempi lähettää kalenterikutsu alkuviikon puolelle. Tiistai ei ole viikon alku eikä loppu, joten on hyvinkin mahdollista, että kaikki pääsevät paikalle. Lisäksi tässä vaiheessa viikkoa et ole vielä väsynyt menneestä viikosta – tunnet itsesi vielä virkeäksi ja usein myös olet sitä.
Pidä huoli, ettet järjestä iltapäivän kokouksia heti lounaan jälkeen. Olemme tällöin monesti uneliaita, ja osa kollegoista saattaa syödä myöhempään tai pidempään. Haluat kaikki paikalle ajoissa! Myöhemmin iltapäivällä lounas on sulateltu, ja on aika ottaa kuppi kahvia tai syödä hedelmä ja paneutua keskusteluun. Iltapäivässä on hyvää myös se, että sen sijaan että joutuisit valmistautumaan kokoukseen edellisen päivän tai illan aikana, pystyt hoitamaan valmistelut samana päivänä.
Palaveria ei myöskään pitäisi pitää tiukan työpäivän päätteeksi, ellei sitä pidetä jossain muualla kuin toimistolla. Järjestäkää esimerkiksi kävellen pidettävä kokous tai kokous paikassa, jossa voi lopussa mukavasti verkostoitua.
Miksi sinun kannattaa valita viikon paras hetki pitää kokous
Joidenkin tutkimusten mukaan keskiportaan johtajat viettävät kokouksissa 35 prosenttia ja ylin johto jopa 50 prosenttia viikoittaisesta työajastaan!
Vietämme paljon aikaa kokouksissa, yhä enemmän joka vuosi. Siitäkin huolimatta, että monessa yhtiössä koitetaan parantaa kokousten tuottavuutta, monet kokouksista pidetään edelleen vain siksi, että niissä laaditaan seuraavia kokouksia käsittelevien kokousten asialista. Jos siis käytät työajastasi suuren osan kokouksissa, pidä huoli, että järjestät ne tehokkaisiin kellonaikoihin. Näin saat kokouksista kaiken irti.
Arvaa mitä? Hyvätkin kokoukset voivat olla parempia. Mikset siis kokeilisi jotain uutta, kuten viikoittaisen kokouksen pitämistä tiistaina maanantain sijaan? Mitkä ovat hyödyt? Tiistaisin ehdit vielä tehdä muutoksia viikon asialistaan ja viedä tarvittaessa asioita haluamaasi suuntaan. Saat siis enemmän tuloksia! Kokeile tehdä asioita toisin ja katso, sopiiko se sinulle.